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La empresa Centro de Tecnologías del Sureste S.A. de C.V. será la encargada de digitalizar los más de 105 mil 500 expedientes de la Procuraduría General de Justicia del Estado de Hidalgo (PGJEH), por un importe total de 35 millones 640 mil 975.64 pesos.
De acuerdo con la licitación EA-913003989-N333-2024, la persona moral adjudicada deberá brindar el servicio para la transformación y digitalización del archivo físico a digital de los expedientes, a través de los procesos de preparación documental, digitalización documental, reconocimiento óptico de caracteres, integración documental, captura de metadatos, almacenamiento documental, para su integración a la (s) herramienta (s) de registro, búsqueda e indexación.
El proyecto consiste en digitalizar un total de 105 mil 534 expedientes, con 8.4 millones de hojas, aproximadamente, de tamaño oficio y carta, y 2 millones 191 mil 904 de hojas con grapas y fotos. El trabajo deberá terminase el 25 de febrero del próximo año.
El licitante adjudicado deberá realizar una evaluación física inicial de cada expediente, documentar el estado de conservación en un reporte digital con fotos, para tener evidencia del estado original, así como registrar en una plataforma el control de su estado durante todo el proceso, asegurando la trazabilidad desde la recepción hasta la reintegración.
En caso de identificar condiciones que pudieran incidir en la calidad del proceso de digitalización, como ilegibilidad, manchado o alto grado de deterioro de los expedientes o cualquier otra condición análoga, se procederá a realizar un reporte para conocimiento y atención del administrador del contrato, a fin de que se determine lo conducente, con ello se garantiza la integridad de los expedientes a digitalizar.
Asimismo, ante los datos sensibles que se manejan en el expediente, el proceso de digitalización deberá realizarse en un entorno controlado, bajo medidas estrictas de seguridad que incluyan acceso restringido a personal autorizado, así como el uso de cifrado de datos conforme a la Norma ISO 27001.
Para la Procuraduría es necesario salvaguardar la información y tener la certeza de que no se realizarán acciones que puedan afectar en un futuro el desarrollo de sus actividades, es por eso que, derivado de la naturaleza de la información, el licitante deberá acreditar las certificaciones a nombre de su razón social y deberán de estar vigentes a la fecha de la presentación de proposiciones y que permanezcan así durante la vigencia del servicio.
Las certificaciones son ISO 9001. Sistema de gestión de calidad de procesos, ISO 27001. Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, ISO 37001. Sistema de gestión antisoborno, ISO 30300. Sistema de Gestión Documental e ISO 26122. Proceso de Gestión de Documentos.
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